A Resolução Normativa nº 617 da ANS traz uma nova abordagem para as operadoras de saúde, enfatizando que apenas comunicar informações não é suficiente; é necessário também comprovar de forma objetiva essa comunicação.
A normativa exige que as operadoras demonstrem, com segurança jurídica, os seguintes aspectos:
1. Confirmação de que a comunicação foi realmente enviada.
2. Comprovação de que o beneficiário recebeu a mensagem.
3. Garantia de que o conteúdo permaneceu inalterado.
4. Rastreabilidade do processo ao longo do tempo.
Atualmente, muitas comunicações importantes são realizadas por meio de canais pouco seguros, como e-mails comuns e SMS, que não oferecem garantias de comprovação. Isso não só aumenta o risco de falhas operacionais, mas também dificulta a defesa das operadoras em casos de auditorias, fiscalizações ou disputas legais.
O não cumprimento dessas normas pode fazer com que as operadoras enfrentem várias consequências sérias, como:
– Multas e sanções por parte da ANS.
– Contestações por parte dos beneficiários das operadoras.
– Dificuldades em processos administrativos e judiciais.
– Perda de controle sobre comunicações que são cruciais.
A ANS 617 representa uma mudança significativa, pois passa a considerar a comunicação como um ativo regulatório, e não apenas uma tarefa operacional. Para se adequar às novas exigências, as operadoras precisam estruturar suas comunicações digitais para garantir evidências confiáveis, que incluam registros claros de envio, recebimento e integridade do conteúdo, além de uma trilha de auditoria completa.
Nesse contexto, a tecnologia assume um papel fundamental. Soluções de tecnologia, como as oferecidas pela Bry, permitem que as operadoras transformem comunicações críticas em provas juridicamente válidas. Com isso, é possível garantir:
– Confirmação do envio e recebimento.
– Registros de data e hora com confiabilidade.
– Manutenção da integridade da mensagem.
– Rastreabilidade completa exigida para auditorias.
Esses processos devem ser realizados de forma digital, automatizada e em conformidade com as normas da ANS e com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Para as operadoras de saúde, estar em conformidade com a ANS 617 significa não apenas seguir as normas, mas também ter meios de provar que elas estão sendo cumpridas. A nova regulamentação é um convite para uma mudança de mentalidade no setor, onde a comunicação eficaz deve ser acompanhada da possibilidade de demonstrar essa eficácia.
Além disso, é importante que as operadoras realizem um mapeamento das comunicações que devem ser auditadas, incluindo avisos e informações essenciais para os beneficiários, garantindo que todas as etapas do processo de comunicação sejam seguidas e documentadas.
Um checklist de conformidade pode ajudar as operadoras a verificar se estão cumprindo a norma. Alguns dos itens a serem avaliados incluem:
1. Identificação das comunicações críticas.
2. Verificação da efetividade do envio.
3. Prova de recebimento.
4. Garantia da integridade do conteúdo enviado.
5. Rastreabilidade das comunicações.
6. Validade jurídica das evidências coletadas.
7. Conformidade com a LGPD.
8. Automação e padronização dos processos.
A adoção dessas boas práticas ajudará as operadoras a se protegerem contra possíveis problemas legais e a manterem a confiança dos beneficiários, além de contribuírem para um setor de saúde mais seguro e eficiente.
