A Resolução Normativa nº 617 da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) traz mudanças importantes para as operadoras de saúde, enfatizando a necessidade de não apenas comunicar, mas também de comprovar essas comunicações de maneira eficiente e segura. A norma exige que as operadoras demonstrem, de forma clara e auditável, quatro aspectos essenciais:
- Comprovação do envio: As operadoras devem ser capazes de provar que a comunicação foi realmente enviada.
- Confirmação do recebimento: É fundamental garantir que o beneficiário tenha recebido a mensagem.
- Integridade do conteúdo: O conteúdo da comunicação deve permanecer inalterado desde o envio até o recebimento.
- Rastreabilidade do processo: Todo o procedimento de comunicação precisa ser rastreável ao longo do tempo.
Atualmente, muitos desses processos ainda são feitos por canais pouco seguros, como e-mails comuns ou mensagens SMS que não oferecem garantias jurídicas. Isso representa um risco significativo, já que, em caso de fiscalizações ou disputas legais, pode ser impossível provar que as normas foram cumpridas.
Riscos da Não Conformidade
A falta de mecanismos adequados para comprovar as comunicações pode expor as operadoras a sérias consequências, como:
- Sanções por parte dos órgãos reguladores.
- Reclamações por parte dos beneficiários.
- Dificuldades em processos administrativos ou judiciais.
- Perda de controle sobre comunicações importantes.
Com essa nova resolução, a comunicação passa a ser considerada um ativo regulatório, tornando-se uma prioridade não apenas operacional.
Comunicação Digital como Evidência Jurídica
Para se adequar à norma, as operadoras de saúde precisam estruturar suas comunicações digitais para garantir que sejam capazes de gerar provas confiáveis. Isso inclui registros claros sobre envio, recebimento, integridade do conteúdo e um histórico auditável completo. A tecnologia, que antes servia como suporte, agora é vista como essencial para a conformidade com as normas.
Implementação da Conformidade
As empresas de tecnologia, como a Bry, oferecem soluções que transformam essas comunicações críticas em evidências que têm validade legal. Isso garante que as operadoras possam:
- Comprovar o envio e o recebimento.
- Acompanhar registros com data e hora precisas.
- Assegurar a integridade das mensagens.
- Obter rastreabilidade total para responder a auditorias.
Checklist de Conformidade com a ANS 617
A seguir, um checklist para ajudar as operadoras a garantir que suas comunicações atendam às exigências da ANS:
- Mapeamento das Comunicações Reguladas: Identificar quais mensagens são vistas como críticas, como avisos e autorizações.
- Comprovação de Envio: Assegurar que haja registros confiáveis da comunicação.
- Comprovação de Recebimento: Demonstrar que o beneficiário recebeu a informação.
- Integridade do Conteúdo: Garantir que o conteúdo não seja alterado após o envio.
- Rastreabilidade Completa: Manter um histórico acessível para auditorias.
- Validade Jurídica das Evidências: Confirmar que as provas geradas têm validade legal.
- Conformidade com a LGPD: Respeitar os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados no tratamento das informações.
- Automação e Padronização: Reduzir a dependência de ações manuais, garantindo que as comunicações sigam um fluxo padronizado.
Ao seguir essas diretrizes, as operadoras de saúde podem se proteger de riscos e garantir que cumprem as exigências da ANS com sucesso.
